Banklar Biznes

Umumiy funktsional talablar

"EDMS va SHED-da hujjatlarni boshqarish uchun umumiy funktsional talablar" dan boshlaymiz.

Ushbu bo'lim, mening fikrimcha, ikkita muhim fikrni aks ettiradi:

Birinchidan« 2.3. EDMS va SHED-da talablar haqiqiyligi, haqiqiyligi, yaxlitligi va foydalanishga yaroqliligi ushbu tizimlarga kiritilgan elektron hujjatlar».

Hujjatlarni saqlashda ushbu talablarga muvofiqligini ta'minlash uchun hujjatlar SHED-da saqlash uchun topshirilganda ular bo'lishi kerak haqiqiy, haqiqiy, to'liq va foydalanishga yaroqli... Shunga ko'ra, hujjat EDMSga o'tkazilishidan oldin ushbu talablarga javob beradigan "javobgarlik" operatsion tizimga (EDMS yoki boshqa axborot tizimi) tegishli.

Ikkinchi"2.4. EDMS va SHED-da hujjatlarning meta-ma'lumotlarini shakllantirish va saqlash kerak:

- hujjat tizimga kiritilganida yaratiladi (EDMS yoki SHED);

- tizimga hayot tsiklining bir qismi sifatida hujjat EDMS yoki EDMS ga kiritilganidan keyin hosil bo'ladi;

- EDMS va SHED ning boshqa axborot tizimlari (shu jumladan MEDO, SMEV va boshqalar) bilan o'zaro ta'sirida ishlatiladi

- keyingi saqlash uchun o'tkazish bilan bog'liq (EDMSdan)- SHED-ga, SHED-dan- davlat arxiviga).

EDMS yoki EDMS-ga kiritilgan hujjatlar to'g'risidagi metadata ular murojaat qilgan hujjat bilan bog'liq bo'lishi kerak. "

Ya'ni, hujjat bilan bog'liq bo'lgan metama'lumotlar hujjatning butun umri davomida, shu jumladan uni saqlashning butun davrida hosil bo'ladi. Shu bilan birga, metama'lumotlarni saqlash formati yoki usuli uchun aniq talablar mavjud emas.