O’quv savollari: Ish yuritish va xizmat yozishmalari tushunchasi va mohiyati

Xizmat xujjatlarini tuzishda tavsiya etiladi:

oddiy jumlalarni qo’llash;

nizomlar, tavsiyanomalar, texnik ta’riflar va boshqa boshqaruv xujjatlariga muvofiq keladigan barqarori bor atamalarni qo’llash;

eskirgan so’z va iboralar (arxaizmlar)ni, maxalliy diaektga tegishli so’z iboralarni qo’llamaslik;

gap, jumlaga yangi ma’no bermaydigan, ortiqcha so’zlarni ishlatmaslik.

Telegrammalar tinish belgilarisiz, uning mazmunini o’zgartirmasdan yoziladi.

Telegrammada bo’g’in ko’chirish va tuzatishlarga yo’l qo’yilmaydi, imzo yangi qatordan yoziladi.

Yuboriluvchi telegrammalar toza oq varaqlarga yoziladi (teriladi) va «telegrammalar uchun» muxri bilan tasdiqlanadi.

• Xizmat xujjatlarini yozish uchun A-3 (420x297mm), A-4 (2l6x297mm) yoki A-5 (148-210 mm) o’lchamdagi, zarurat tug’ilsa boshqa o’lchamlardagi qog’ozlardan foydalaniladi.
• Mashinka yoki qo’lda yozilgan xujjatlar quyidagicha rekvizitlarga ega bo’lishi kerak: chap xoshiya o’lchami 35 mmdan kam bo’lmasligi, o’ng xoshiya o’lchami — 10 mmdan kam bo’lmasligi, yuqori va pastki xoshiya o’lchamlari 20 mm bo’lishi kerak.
• Varaqning teskari tomonidan yozilishda chap xoshiya o’lchami - 10 mm dan kam bo’lmasligi, o’ng tomonda -35 mmdan kam bo’lmasligi, yuqori va pastki xoshiyalar 20 mm bo’lishi lozim.
• Bir xil matnga ega bo’lgan xizmat xujjatlarini (xizmat safar guvoxnomalari, ta’til chiptalari, ma’lumot nomalar va xokazo) tayyorlashda tipografiya yoki yozuv mashinkasi yoxud qo’lda to’ldiruvchi o’zgarmas blankalar usulidan foydalanish mumkin.
• A-3 (420x297mm) va A-4 (210x297mm) formatli xizmat xujjatlari necha varaq bo’lishidan qat’i nazar sarlavxaga ega bo’lishi kerak. Sarlavxa qisqa aniq va masalaning asosiy moxiyatini aks ettirishi lozim.

• Matni A-5 (148-210 mm) formatli qog’ozda terilgan telegramma, dalolatnoma, bildiruv, ma’lumotnoma va xizmat xujjatlarida sarlavxa yozilmaydi.
• «Tasdiqlayman» ustki xati xujjat matnidan oldin yuqori o’ng burchakka yoziladi.
• So’rovnomalarga va topshiriqlarga berilgan javoblarda, nomlaridan keyin javob berilayotgan xuxoat (topshiriq) nomeri ko’rsatiladi, masalan: «Sizning 20.02.2003-yilgi № 175 ga».
• Yuboriluvchi xujjatning yuqori qismiga, bajarilayotgan xujjatning qabul qilinuvchi raqami yoziladi, masalan: «Baj. kirish №112-21.03.2003-yildan».
• Buyruq, direktiva, buyurish, ko’rsatmalarining buyruq qismi bandlar ko’rinishida ifodalanadi. Buyruqlar bilan amalga kiritiluvchi nizom, ko’rsatma, tavsiyanoma, boshqaruvlar, qoida va boshqa xujjatlar boblar, bo’limlarga ajratiladi. Xar bir bob o’z sarlavxasiga ega bo’lishi kerak.

• Xizmatdagi xujjatlarning mazmuni oshkor etilmaydi. Xizmat xujjatlariga bog’liq suxbatlarni begona shaxslar yonida olib borish taqiqlanadi.
• Xujjatlarga aloqasi bo’lmagan shaxslarga xizmat xujjatlari bo’yicha ma’olumotlar berish, faqat komandir (boshliq)ning yoki xujjatni imzolagan shaxsning yozma roziligi asosida ruxsat beriladi.
• Xarbiy qism (muassasa)larda xizmat xujjatlari bilan ish vaqtidan so’ng ishlash, komandir (shtab boshlig’i)ning ruxsati bilan amalga oshiriladi.
• Xarbiy qismlar binolaridan tashqarida xizmat xujjatlari bilan ishlash va ularni saqlash taqiqlanadi.

• Generallar, ofitserlar bevosita boshliqning ruxsati bilan nomaxfiy xizmat xujjatlarini uyda ishlash uchun 10 kundan ortiq bo’lmagan muddatga olishlari mumkin («xizmatda foydalanishi uchun» grifli nashrlardan tashqari).
• Nomaxfiy xizmat nashrlari mustaqil ishlash uchun isteofodagi va zaxiradagi general va ofitserlariga, mudofaa ishlari boshqarma (bo’lim)lari boshliqlari, xarbiy qism (muassasa) komandir (shtab boshliqlari ruxsati bilan, ish yuritish orqali tarqatish varaqasiga yozib beriladi.
• Xizmat xujjatlari boshqa bajaruvchilarga bevosita komandir (boshliq)ning ruxsati bilan berilishi mumkin.
• Xujjatlarni bir boshqarma, bo’lim(xizmat)dan boshqasiga, ish yuritishni olib boruvchi shaxs orqali xisob-kitob jurnaliga yozib boriladi.
• Xujjatlarni bir xarbiy qism(muassasa)da boshqa xizmatchiga, vaqtincha foydalanishi uchun berilgan xujjatlar ro’yxatiga yozib berilishi mumkin.

• Dalolatnoma bir nusxada tuzilishi, dalolatnomaning ikkinchi va keyingi varaqlari komissiya raisi imzosi bilan tasdiqlanilishi lozim.
• Yo’q qilish dalolatnomasi aloxida varaqlarda yoki shu maqsadda qo’llaniluvchi kitoblarda tuzilishi mumkin.
• Xujjatlarni yo’q qilishdan avval, komissiya, dalolatnoma bo’yicha xujjatlar nomi va raqamlari, nusxalar miqdori va varaqlari dalolatnomadagi qaydlar bilan, shuningdek, ushbu xujjatlar nazarda tutilgan kitoblar va xisob-kitob jurnallari bilan solishtiriladi.
• Yo’q qilish jarayonida komissiyaning xamma a’zolari, dalolatnomadagi xujjatlarni to’liq va to’g’ri yo’q qilish uchun shaxsan javobgar bo’lganlar qatnashishi shart.
• Xujjatlarni yo’q qilish dalolatnomasida xech qanday tuzatishlar bo’lishimumkin emas.
• Xarbiy qism (muassasa)da vaqtincha ichki foydalanish uchun chiqarilgan, nomaxfiy ish yuritish xisobida turmaydigan va ishlarda saqlanilmaydigan xizmat xujjatlari, shuningdek, qoralama materiallar va xujjat loyixalar keraksiz bo’lib qolganda, ish yuritishga yo’q qilish uchun topshiriladi.