|
3 Ish jarayonini tashkil etish usullari
Hujjatlarni qayd etishning quyidagi usullari mavjud:
Qog'oz - bu shuni anglatadiki, barcha moliyaviy va xo'jalik operatsiyalari faqat qog'ozda rasmiylashtirilishi shart bo'lgan va loyihachilarning imzolari bilan tasdiqlangan hujjatlarda aks ettirilgan. Ushbu usul hujjatlarni yaratish, ishlov berish va saqlash uchun ko'p vaqt va moddiy resurslarni talab qiladi. Shuningdek, material tashuvchisi yo'q qilingan taqdirda hujjatni qaytarib bo'lmaydigan yo'qotish xavfi mavjud.
Elektron - barcha biznes jarayonlar qog'ozda asl nusxasi bo'lmagan hujjatlarda, faqat elektron shaklda yozilishini nazarda tutadi. Hujjatlarni yuridik kuchga ega bo'lish uchun hujjatlarni plagiat va buzilishlardan himoya qiluvchi elektron raqamli imzolar qo'llaniladi. Buxgalteriya hisobining ushbu usuli sizga hujjatlarni yaratishga va ularning harakati ustidan nazoratni kuchaytirishga ketadigan vaqtni kamaytirishga imkon beradi.
Aralash - hujjatlarni muvofiqlashtirish va tasdiqlash qog'ozda amalga oshiriladi va tarkibiy bo'linmalar yoki xodimlar o'rtasida tayyorlash va uzatish kompyuterlar yordamida amalga oshiriladi, deb taxmin qiladi. Bunday holda, qog'ozdagi asl hujjat yuridik kuchga ega. Ushbu usul korxonada hujjatlar jadvalini optimallashtirishni ta'minlaydi.
Elektron hujjat aylanishi
Elektron hujjat aylanishi (EDO) - "qog'ozsiz qog'oz bilan ishlash" kontseptsiyasini amalga oshirgan holda elektron shaklda taqdim etilgan hujjatlar bilan ishlashning yagona mexanizmi.
Elektron hujjat aylanishining asosiy printsiplari:
· Hujjatni yagona identifikatsiyalash imkonini beruvchi hujjatni bir martalik ro'yxatdan o'tkazish.
· Hujjatlarni ko'chirish vaqtini qisqartirish va ularni bajarish samaradorligini oshirishga imkon beradigan operatsiyalarni parallel ravishda bajarish imkoniyati
· Hujjat (jarayon) hayotining har bir daqiqasida hujjat (vazifa) uchun javobgar shaxsni aniqlashga imkon beradigan hujjat harakatining uzluksizligi.
· Hujjatlarni takrorlash ehtimolini yo'q qiladigan yagona (yoki muvofiqlashtirilgan tarqatilgan) hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlar bazasi.
· Hujjatni qidiruv tizimi samarali tashkil etadi, bu sizga minimal ma'lumotga ega bo'lgan hujjatni topishga imkon beradi.
· Turli holatlar va hujjatlar atributlari bo'yicha ishlab chiqilgan hisobot tizimi, bu sizga ish jarayonlari jarayonidagi hujjatlarning harakatini boshqarish va hisobotlarning ma'lumotlari asosida boshqaruv qarorlarini qabul qilish imkonini beradi.
Boshqaruvda hujjatlarni yaratish va qayta ishlashning elektron vositalari keng qo'llaniladi, shuning uchun hujjat aylanishi boshqaruvni axborot ta'minotining ajralmas qismi sifatida ko'rib chiqiladi va tashkilotning axborot oqimlari harakati - ularni olish, qayta ishlash, ishlov berish va ulardan foydalanishni o'z ichiga oladi.
Agar yaqin vaqtlarga qadar ishbilarmon adabiyotlarda an'anaviy va elektron hujjatlarni bir-biridan ajratib turish odat tusiga kirgan bo'lsa, endi biz an'anaviy ofis ishlarining eng yaxshi fazilatlarini zamonaviy texnologiyalar bilan maqsadli ravishda yaratish, ishlov berish va uzatish uchun zamonaviy texnologiyalar bilan birlashtirgan yangi zamonaviy hujjat aylanishining paydo bo'lishi haqida gaplashamiz.
Hozirgi kunda, ish yuritishning har ikkala turini ham yirik ma'muriy va sanoat markazlarida elektron ma'muriy va sanoat markazlarining kombinatsiyasi Rossiyaning ofis ishlarida saqlanib qolinmoqda.
An'anaviy hujjat aylanishi hujjatlarni rasmiylashtirishning ba'zi bir sohalarida, xususan, maxfiy hujjatlarga (cheklangan foydalanish hujjatlari) nisbatan o'z pozitsiyasini saqlab qoladi.
Shunday qilib, zamonaviy hujjat aylanishi tashkiloti hujjatlar bilan ishlashda elektron texnologiyalardan ustuvor foydalanishga asoslangan aralash hujjat aylanishi sifatida ko'rib chiqilishi kerak.
Ikkinchisi, hujjatlar, qoida tariqasida, zamonaviy texnologik vositalar (ofis uskunalari, materiallar va boshqalar) yordamida yaratilishini va ularni topshirish, qayta ishlash va saqlash elektron, ham "qog'oz" shaklida amalga oshirilishini anglatadi.
Tashkilotning zamonaviy hujjat aylanishi ichki mustaqil hujjatlar, kiruvchi hujjatlar va chiquvchi hujjatlar "sayohat qilish" mumkin bo'lgan uchta mustaqil ma'lumot oqimlarining uyushgan birlashishi natijasida shakllanadi.
Tashqi axborot oqimi kiruvchi va chiquvchi hujjatlarning harakatlanishini, ichki axborot oqimi esa - korxona ichidagi hujjatlarning harakatlanishini ta'minlaydi.
Kimga ichki hujjatlarmansabdor shaxslar tomonidan tashkilotning (uning tarkibiy bo'linmalarining) vazifalari va ehtiyojlari asosida va hujjatlarni ishlab chiqishda ichki qoidalarga muvofiq ishlab chiqilgan hujjatlarni kiritish odatiy holdir. Boshqacha aytganda, bu korxonaning ichki faoliyati natijasida hosil bo'lgan hujjatlar.
Tashkilotning ichki hujjatlari bilan ishlashning umumiy tashkil etilishi quyidagicha:
Kiruvchi hujjatlar- bu turli xil aloqa kanallari orqali tashqi tomondan tashkilotga kiradigan hujjatlar.
Tashkilotning kiruvchi hujjatlari bilan ishlashning umumiy tashkil etilishi quyidagicha:
Chiquvchi hujjatlar- bu tashkilot ichida ishlab chiqilgan va uning tashqarisida quyi boshqaruv organlariga (quyi mansabdor shaxslar, muassasalar va tashkilotlar) yoki yuqori hokimiyat (rahbar xodimlar) ning yozma ko'rsatmalarini (rahbarlik hujjatlarini) bajarish uchun yuboriladigan hujjatlar.
Do'stlaringiz bilan baham: |
