Namangan davlat universiteti jahon tarixi kafedrasi arxivshunoslik

Mavzu№8: UZBEKISTON RESPUBLIKASI DAJ HUJJATLARIGA ILMIY MA`LUMOTNOMA APPARATINI TASHKIL QILISH
Reja.
1.Kirish.
2.Ilmiy axborot apparati tarkibi.
3.Arxiv ruyxati.
4.Xulosa.
1.O`zbekiston Respublikasi DAJ hujjatlari ilmiy ma`lumotnoma apparati tizimi
Arxiv hujjatlariga shshiy ma`lumotnoma apparatini tuzish ishi davlat arxivlarining ilmiy-axborot faoliyatining muhim tarkibiy qismidir. Hujjat
larni davlat arxivlaridan tezda topish uchun u urganilib, tahlil qilinib, hujjatlarning tarkibi, mazmuni, manzili tugrisidaga mal`umotlar qisqa, umum
lashgan shaklga keltiriladi. Xujjatlar to`grisidagi bunday axborotlar kartochkalarga ezilib, ma`lumotnomalarga kiritiladi.
DAJ tarkibidagi hujjatlarni hisobga olish, qidirib topishni osonlashtirish, undan unumli foydalanishni tashkil etish maqsadida yuqorida aytilgan yul bilan ularda ilmiy ma`lumotnoma apparati tizimi tashkil qilinadi. DAJ ilmiy ma`lumotnoma apparati tizimi o`zaro uzviy bog`langan hisob hujjatlari, arxiv ma`lumotnomalari, mexanizatsiyalashgan va avtomatlashgan axborot qidiruv tizimidan iboratdir. Bular bir xil usul va qoidalar asosida tayerlanib, yisha jild, arxiv jamgarmasi, davlat arxivi, DAJ doirasida hujjatlarni ehtiet qilib saqlash va samarali qidirishni ta`minlash uchun tuziladi.
2.Ilmiy ma`lumotnoma apparati barcha darajadagi hujjatlar majmualariga qarab tuziladi. Bu ma`lumotnomalar quyidagilardir:

1. 
   respublika jamg`armalar katalogi — O`zR DAJga tegishli ma`lumotnoma;
   
2. 
   arxivlarda: kursatkich putevoditel’)lar, arxiv jamgarmalari haqida qisqacha ma`lumotnoma, kirim daftari, jamg`armalar ro`yxati, jamg`armalar varaqalari, tizimli kataloglar, predmet, ism kataloglari;
   

3. 
   jamg`armaga tegishli ma`lumotnomalar, hisob hujjatlari,jamg`armaning sharhi, tizimli kataloglar, mavzular bo`yicha kataloglar, ismlar kataloglari, ,jamg`arma varaqasi, ro`yxat;
   
4. 
   ayrim yig`ma jildga tegashli ma`lumotnomalar:hamma turdagi kataloglar, yig`ma jildning ichki hujjatlar ro`yxati va boshqalar.
   

Barcha hisob hujjatlari ma`lumotnomalar kabi jamg`arma doirasidagi hujjatlar haqida zarur axborot beradi. Masalan, jamg`arma varaqasi jamg`arma tartib raqami, nomi, yigma jildlar soni, yillari, jamtarma tarkibi tug`risida qisqacha axborot beradi.
3.Hujjatlarni hisob qiluvchi asosiy ma`lumotnoma bu yigma jildlar ro`yxatidir. Boshqa arxiv ma`lumotlarvdan farqli o`laroq, ro`yxat jamg`arma ichida yig`ma jildlarni hisoblash, har bir yig`ma jildning varaqlar sonini belgilash bilan birga u bir vaqgda yig`ma jildning tarkibi va mazmuni to`grisidagi axborotma`lumotnoma hamdir.
DAJ hujjatlariga tuzilgan ilmiy ma`lumotnoma apparati tizimi uzaro bog`liqligi, birligi bilan ajralib turadi. Respublikaning barcha arxiv hujjatlari tugrisidagi eng umumiy ma`lumotnoma respublika jamgarmalari katalogidir. Viloyat miqesidagi arxiv hujjatlari to`g`risidagi umumiy ma`lumotnoma arxiv bulimining jamg`armalar katalogidir. Bu ma`lumot nomalar erdamida tarixchi tadqiqotchi qaysi arxivda u eki bu mavzuga oid qanday hujjatlar borligini aniqlab oladi. SHundan keyin kerakli davlat arxivlariga borib, usha arxivning kursatkichi eki arxiv jamg`armalarining qisqacha ma`lumotnomaei, jamg`armalar ro`yxati va varaqasi urganiladi. Bu ma`lumotnomalardan tadqiqotchi uchun kerakli hujjatlar arxivning qaysi jamg`armalarida ekanliga aniqlanadi.
4.Arxiv jamg`armalarining yig`ma jildlari ruyxatlari bilan tanipshb chiqish kerakli hujjatlar qaysi yig`ma jildlarda ekanligani aniqlash imkonini beradi. Kerakli jildlar arxivdan olinib, ulardan tadqiqotchiga zarur hujjatlar topiladi va kuchirib olinadi. Bir mavzuga oid barcha jamg`armalardagi hujjatlarni davlat arxivining tizimli, mavzular buyicha tuzilgan kataloglari erdamida aniqlab, kerakli hujjatlarni tanlash va ularni arxivdan olib urganish, tadqiq qilish imkoni tug`iladi.
SHunday qilib, ilmiy ma`lumotnoma apparati tizimi tarkibiga kiruvchi ma`lumotnomalar har birining uz vazifasi, maqsadi bor va har biri uziga xosdir. SHu bilan birga ular uzaro bog`liq va bir birlarini tuldirib Uzbekiston Respublikasi DAJ hujjatlari tug`risida zarur axborot beradi.


Foydalanilgan adabiyotlar:
1.Karimov I.A. O`zbekistonning o`zistiqlol va taraqqiyot yo`li.
-T.; O`zbekiston,1992.
2.Alimov I. Arxivshunoslik. –T.; SHarq,1999.
Bo`taev A.
3.Osnovno`e pravila raboto` gosudarstvenno`x arxivov. –M.;1984.
4.Azarov A. Gosudarstvenno`e arxivo` i arxivnoe delo v soyuzno`x
respublikax. –M.;1971.
5.Dremenev D.A Gosudarstvenno`e arxivi i arxivnoe delo v soyuzno`x
respublikax. –M.;1972.
6.Kozlitin I.P. Gosudarstvenno`e arxivi respublik Sredney Azii.
-M.;1961.
7.Krayskaya J.V. Organizatsiya arxivnogo delo. –M.;1980.
8.Tilekulov G.S. Rol’ arxivov Uzbekistana v nauchnom,issledovatel’skoy
i kul’turnoy jizni respubliki(1918-1980gg.)
-T.;1985.
9.O`zbekiston Respublikasi Qonuni.Arxivlar to`g`risida. –T.;Adolat,1999.
10.Turg`unov J. Arxiv xujjatlari- bebaxo xazina. CHust.;1997.


Mavzu№9: Arxiv ruyxati
Reja.
1.Kirish.
2.Arxiv ruyxatining tarkibi.
3.Yig`majildning arxiv shifri.
4.Xulosa.

1.Arxiv ruyxati (opis’) bu hisob hujjati va ayni vaqtda hujjatlarning mazmuni buyicha ma`lumotnomadir. Bunda arxiv jamg`armasi yig`ma jildlari sarlavhasining tartibi, ruyxati, ularning tarkibi va mazmuni tug`risida ma`lumotlar beriladi. Ruyxatlar tashkilotlar bulimlarida va arxivida tuziladi. Davlat arxivlarida ruyxatlar takomillashtiriladi.

Ruyxatlar tuzishni tashkil qilish usuli
2.Ruyxat ikki qismdan — yig`ma jildlar ruyxatidan va ruyxatga tuzilgan erdamchi ma`lumotnomadan iboratdir. Ruyxatning asosiy qismi yig`ma jildlar ruyxati quyidagi axborot elementlarini o`z ichiga oladi: tartib raqami, idora bulimidagi yig`ma jildning raqami, yig`ma jildning sarlavhasi, yig`ma jildning boshlangan va tugatilgan sanasi, varaqlar soni va izoh.
Ruyxatning qurilishi (strukgurasi) jamg`armani tashkil qilgan idoraning tuzilishi bilan bir xil buladi. Ruyxatda jildlar yillar buyicha, yyug ichida idora tuzilishi —bulimlar buyicha joylashtiriladi va eziladi.
Doimiy saqlanadigan jildlarga alohida ruyxat tuziladi. Mabodo jildlar kup bulsa, ro`yxatdagi yigma jildlar raqamlari to`rt xonali songa etgandan keyin yangi ruyxat tuziladi. Har bir ruyxat bir raqamidan boshlanadi.
quyidagi hujjatlarga alohida ruyxat tuziladi:

1. 
   Idoraning shaxsiy tarkibiga, xodimlariga oid materiallar.
   
2. 
   Vaqtincha saqlanadigan hujjatlar.
   
3. 
   Jamg`arma materiallariga tuzilgan kartochkalar, kursatkichlar kabi ma`lumotnomalar.
   

Idoralarda doimiy saqlanadigan hujjatlarga ruyxatlar ikki xil tuzilishi mumkin:

1. 
   Idoraning har bir bulimi bir yilga oid hujjatlarga alo-hida ruyxat tuzadi. Hamma bulimlardan olingan bunday ruyxatlar kontselyariyada jamlanadi va bir yilga oid hujjatlari bulgan hamma bulimlarning umumiy ruyxati tuziladi. SHu tartibda umumiy ruyxatga materiallar yilma yil qilib umumiy ruyxat tuziladi.
   
2. 
   Idoraning bulimi barcha yillarga oid hujjatlarga alohida ruyxat tuzadi. Keyin yuqoridagi tartibda yilma yil qo`shib umumiy ruyxat tuziladi.
   

Idoralarda yig`ma jildlar ruyxati 4 nusxada tayerlanadi. Bu ruyxat davlat arxivining ekspertiza tekshiruv hay`atida tasdiqlangandan keyin tashkilotning arxiv jamgarmasi davlat arxiviga qabul qilinadi va unga qushib 2 nusxa ruyxat ham topshiriladi. Biri hisob hujjati sifatida ehtiyot hilib hisob bulimida saqlanadi, ikkinchi nusxasidan davlat arxivining uquv zalida (qiroatxonasida) foydalaniladi.
Ruyxat tuzish usuli
Yigma jildni baen qilish. Ruyxatning asosiy qismi, yuqorida kursatilganidek, yig`ma jildning sarlavhasidir. Ruyxat tuzishdan oldin har bir jild baen qilinadi. SHu jaraenda sarlavha tuzishga alohida e`tibor beriladi. Jildni baen qilish idorada ish yuritish jaraenida amalga oshiriladi. Jildni baen qilishda muqovaga kuyidagi ma`lumotlar eziladi:

1. 
   Idoraning nomi.
   
2. 
   Idora bulimining nomi.
   
3. 
   Yig`ma jildning nomenklatura buyicha indeksi.
   
4. 
   Sarlavha.
   
5. 
   Sana (yig`ma jildning boshlangan, tugagan sanalari).
   
6. 
   Varaqalar soni.
   
7. 
   Saqlash muddati.
   
8. 
   Arxiv shifri.
   

Yig`ma jild muqovasiga idoraning nomini ezish bilan jild qaysi jamg`armaga tegishli ekanligi belgilanadi. Jildning qtsoradagi nomenklatura buyicha indeksshshng ruyxatda kursatilishi jildlarni tartibga solishni osonlashtiradi va idora arxivining qay darajada saqlanganligini kursatadi.
Jildni baen etishning asosiy qismi sarlavhadir. Sarlavhada jilddagi hujjatlarning mazmuni qisqacha ochib beriladi.
Sarlavha quyidagi qismlardan iborat:

1. 
   hujjatning turi eki xili;
   
2. 
   muallifi;
   
3. 
   korrespondent (xat ezilgan idora);
   
4. 
   mavzu;
   
5. 
   manzil; ^?
   
6. 
   yillar va boshqa mat’lumotlar.
   

Sarlavha ichida eng muhimi mavzu, hujjatlarda eritilgan masalalardir. SHuning uchun ham bu qism aniq va tushunarli qilib ezilishi kerak.
Kup hujjatlardan tashkil topgan jildni baen etishda sarlavhada ish jildi mazmuni va undagi hujjatlarning tarkibi umumlashtirilgan holda ifodalanadi. Bunday hollarda «Materiallar», «Ish», «YOzishma» kabi turdosh nomlar qullaniladi. «Materiallar» suzi jild xilma xil hujjatlar turlaridan va bir eki bir necha masalaga oid bulsa va ular urtasida uzaro bog`liqlik bulmasa ishlatiladi. «Ish» suzi esa tuplangan hujjatlar xilmaxil bulgani holda ular bir masalaga tegishli bulganda qullaniladi.
Masalan «ToshDUda shanbalik utkazish to`grisidagi ish». Odatda «ish» sud organlari jamg`armalarida kup buladi.
«YOzishma» tushunchasi jild hujjatlari suroq va javoblardan iborat bulganda ishlatiladi. Masalan, «ToshDUning UzR Oliy va urta maxsus ta`lim vazirligi bilan talabalarning ishlab chiqarish praktikasi to`g`risida ezishmasi».
Kup hollarda yig`ma jildlar hujjatlarning bir turidan iborat buladi. Masalan, buyruqlar, qarorlar, rejalar, hisobotlar, yuriqnomalar va hokazo.
Yig`ma jild buyruqlar, majlislar bayonlaridan iborat bulsa, ularning tartib raqamlari, sanasi, asl nusxa eki kuchirma ekanligi kursatiladi. Masalan, «ToshDU ilmiy kengashining yig`ilishlari baenlari. № 1—28. 1956 yil maydekabr’. Asl nusxa». Buyruq, qaror va protokollarda kup masalalar eritilishi sababli sarlavhada mavzu kursatilmaydi.
Jildning hujjatlari orasida mashhur shaxslarga tegishli eki muhim tarixiy voqeaga oid hujjatlar, fotosuratlar, xariga, broshyura, varaqa va boshqa shunga uxshash narsalar uchrashi mumkin. Bu hujjatlarga muxtasar baen (annotatsiya) tuziladi. Muxtasar baenda hujjatning qisqacha mazmuni eziladi. U yig`ma jildining muqovasiga sarlavhadan keyin eziladi.
SHundan .keyin muqovaga yig`ma jildning sanasi, varaqlar soni, saqlash muddati (doimiy eki 5 yil, 10 yil va hokazo) va arxiv shifri (ya`ni arxiv nomi, jamg`arma raqami, ruyxat raqami) eziladi.
Yig`ma jildlar ruyxatini tuzish
Jild baen qilinganidan va muqovasiga ezilgandan keyin yigma jildlarning ruyxati tuziladi. Ruyxat tuzilayotganda uning uchun kerak bulgan barcha ma`lumotlar yigma jild muqovasidan olinadi.
3.Baen qilingan jildlar yillar buyicha va yil ichida idora tuzilishi — bulimlari buyicha guruhlashtiriladi va shu tartibda ruyxatga eziladi.
Ruyxatning oxirida yakunlovchi ezuv buladi. Bunda ro`yxatga nechta yig`ma jild kiritilganligi ko`rsatiladi. SHuningdek harf (liter) bilan ezilgan jildlar (2a, 5v, 5a, 56 va hokazo) va tushirib qoldirilgan raqamlar qayd qilinadi.
Ruyxatga odatda yordamchi ma`lumotnoma apparati tuziladi. Bu ruyxatning bosh eahifasi kirish, kursatkichlar, qisqartirilgan suzlar ro`yxati va boshqalardan iborat. Bosh sahifada davlat arxivining nomi, jamg`arma nomi, jamg`arma raqami, ruyxat raqami, ruyxat nomi, ruyxatga kiritilgan materiallarning sanasi, ruyxat varaqlari soni eziladi.
Bosh sahifa ruyxatga kiritilgan hujjatlar majmui tug`risida umumlashgan axborot beradi.
4.SHunday qilib arxiv ruyxati jamg`arma yig`ma jildlari, hujjatlari tug`risida muhim ma`lumotlar beradigan hisob hujjati va arxiv ma`lumotnomasidir.
Hujjat haqidaga axborotlarni turkumlash va kataloglar tug`risida tushuncha
Hujjatlar haqidagi axborotlarni turkumlash (klassifikatsiyalash) bu hujjatlar mazmuni, ob`ektlari, predmetlari orasidagi mantiqiy bogliqlikni aniqlash, hujjatlardagi axborotlarni tartibga solish va tezda topish usulidir.
Hujjatlar haqidagi axborotlarni turkumlash klaesifikatsiyalash kataloglar tuzishga, ma`lumotlarning mexanizatsiyalashgan va avtomatlashgan qidiruv usulini tashkil qilishga qaratilgan.


Tayanch so`z va atamalar


1.Ilmiy axborot apparati.
2.Arxiv ruyxati.
3.Arxiv ma`lumotnomasi.
4.Fond ruyxatlari
5.Katalog.
6.Xujjat sharxi.



Nazorat savollari
1.Ilmiy axborot apparati nima?
2.Arxiv ruyxati nima?
3.Ruyxat tuzish jarayoni qanday kechadi?
4.Sistemalashtirish sxemasi kanday tuziladi?
5.Fondlar nimaga asoslanib kategoriyalarga bo`linadi?


Foydalanilgan adabiyotlar:
1.Karimov I.A. O`zbekistonning o`zistiqlol va taraqqiyot yo`li.
-T.; O`zbekiston,1992.
2.Alimov I. Arxivshunoslik. -T.; SHarq,1999.
Bo`taev A.
3.Osnovno`e pravila raboto` gosudarstvenno`x arxivov. –M.;1984.
4.Azarov A. Gosudarstvenno`e arxivo` i arxivnoe delo v soyuzno`x
respublikax. –M.;1971.
5.Dremenev D.A Gosudarstvenno`e arxivi i arxivnoe delo v soyuzno`x
respublikax. –M.;1972.
6.Kozlitin I.P. Gosudarstvenno`e arxivi respublik Sredney Azii.
-M.;1961.
7.Krayskaya J.V. Organizatsiya arxivnogo delo. –M.;1980.
8.Tilekulov G.S. Rol’ arxivov Uzbekistana v nauchnom,issledovatel’skoy
i kul’turnoy jizni respubliki(1918-1980gg.)
-T.;1985.
9.O`zbekiston Respublikasi Qonuni.Arxivlar to`g`risida. -T.;Adolat,1999.
10.Turg`unov J. Arxiv xujjatlari- bebaxo xazina. CHust.;1997.