18
SOCIAL COMMUNICATION
/
«
Colloquium-journal
»
#17(104), 2021
направленість. Значна кількість документів, що на-
дійшли в організацію, спочатку потрапляє до кері-
вника, а потім через керівників структурних підроз-
ділів спускається до безпосередніх виконавців. До-
кументи, підготовлені в
порядку виконання
доручень, проходять аналогічний шлях у зворот-
ному напрямку. Специфікою українського діловод-
ства є те, що воно обслуговує і відображає саме си-
стему управління з чітко вираженою виконавською
вертикаллю, тобі як на Заході переважає горизонта-
льний рух документів: вони, як правило, потрапля-
ють до виконавців, минаючи керівництво. Іншою
особливістю вітчизняного діловодства є відсте-
ження всіх етапів роботи з документами в реєстра-
ційній формі, тобто,
відбувається формування ін-
формаційно-пошукового образу документа (ІПОД).
Спочатку записи робилися в реєстраційному жур-
налі, пізніше – в реєстраційно-контрольних картках
(РКК). Сьогодні ІПОД переважно є не паперовими,
а електронними, але суті процесу використання
електронної технології практично не зачіпає. Не ви-
падково невід’ємною
складовою вітчизняної сис-
теми електронного документообігу є електронна
РКК. У вітчизняному діловодстві існує чіткий по-
діл: керівники та виконавці, які працюють безпосе-
редньо з документами, і діловодний персонал, який
відстежує їх дії, тобто працює з ІПОД. В результаті
діловодство в значній мірі виявляється відокремле-
ним від інформаційної складової документів.
Найважливішим механізмом забезпечення сво-
єчасного виконання документів вважається конт-
роль виконання документів і доручень. Контроль,
як правило, покладається на співробітників, які без-
посередньо у виконанні документа участі не беруть
і слабко розбираються в суті виконання документа.
Мета такого формального контролю – відстежити
(а в ідеалі не допустити) порушення термінів вико-
нання документів. У ході контролю виконання до-
кумента до РКК вносяться відповідні записи. У
процесі виконання документа виникають два інфо-
рмаційних потоки.
Перший інформаційний потік
пов’язаний з рухом самого документа. Другий – за-
мкнутий на ІПОД. Наявність двох інформаційних
потоків є особливістю вітчизняного діловодства.
Публікації науковців засвідчують зростання
уваги до проблеми підвищення ефективності керу-
вання документообігом, що зумовлена прийняттям
нормативних актів державного значення, які регу-
люють електронний документообіг, питання орга-
нізації діловодства, а на рівні установ, підприємств
та організацій відбувається
перехід на стандарти
управління якістю і електронні технології роботи з
документами [2].
Неналежна увага до організації процесів доку-
ментообігу призводить до недотримання вимог
щодо якісних показників інформації (достовірність,
цілісність, новизна, повнота, своєчасність), до за-
тримки її руху на шляху до безпосереднього вико-
навця.
Дослідники пропонують оптимізувати докуме-
нтообіг на основі процесного підходу, при якому
процеси документообігу інтегруються в загальну
систему бізнес-процесів установи. Це дозволяє ро-
зглядати документообіг не як набір певних завдань,
дій і функціональних обов’язків працівників, а як
усталений порядок послідовних робіт, «конвеєр» з
обробки документів в системі бізнес-процесів всієї
установи [2].
Оптимізація системи документообігу шляхом
розробки системи регламентуючої документації на
процеси документообігу
здійснюється відповідно
до вимог міжнародних стандартів менеджменту
якості ISO 9000 [3]. При цьому мета реалізується за-
вдяки побудові моделі бізнес-процесів установи. І
саме в цій моделі документообіг вибудовується як
ланцюг робіт, який дозволяє комплексно побачити
загальну схему документних і інформаційних пото-
ків. Процесний підхід до керування документообі-
гом представляє документообіг як бізнес-процес,
виходами і входами якого є документи.
Для керування документообігом необхідно ро-
зробити спеціальний набір показників, який пови-
нен задовольняти загальним вимогам. Дослідники
пропонують наступні основні показники, що хара-
ктеризують документообіг як бізнес-процес: час ви-
конання підпроцесів, надійність виконання підпро-
цесів, витрати ресурсів на виконання підпроцесів,
обсяг виконаних операцій, пов’язаних з реалізацією
підпроцесів, кількісні
характеристики ефективно-
сті документообігу, показники задоволеності одер-
жувача інформації [4].
В якості показників задоволеності одержувача
інформації пропонується використовувати такі кі-
лькісні та якісні критерії оцінки наданих докумен-
тів: час надання документа; правильність запов-
нення документа; інформаційний зміст документа.
У таблицю 1 включено набір основних показ-
ників, що характеризують документообіг, який
може бути використано для керування документоо-
бігом на основі процесного підходу.
